Понятие таблицы

MS Access поддерживает реляционную модель данных, т.е. база данных состоит из множества взаимосвязанных отношений, каждому отношению соответствует отдельная таблица.

Таблицы состоят из строк и столбцов. Столбцы таблицы отражают общие свойства или характеристики объектов реального мира, которые моделируются с использованием данной таблицы. Для каждого свойства пользователь выделяет один столбец. Строки таблицы соответствуют различным экземплярам реальных объектов и называются записям.

Желательно для каждой таблицы определить первичный ключ – столбец или набор столбцов однозначно определяющих строку таблицы.

Создание таблицы

Прежде чем создать таблицу, необходимо открыть базу данных, в которой MS Access будет хранить эту таблицу. Затем в окне базы данных следует выбрать закладку “ТАБЛИЦА”, нажать кнопку "Создать", и в открывшемся окне диалога выбрать необходимый режим создания таблицы: Мастер или Конструктор.

MS Access предлагает большое количество таблиц-примеров, содержащих данные из различных областей. В списке “Образцы полей” появится список полей данных, которые можно выделить и поместить в список “Поля новой таблицы”. Если имена полей недостаточно информативны, их можно изменить.

Далее в режиме Мастер MS Access предлагает установить первичный ключ.

Для изменения структуры таблицы необходимо воспользоваться режимом Конструктор. Поля таблицы расположены друг под другом. Для каждого поля – имя, тип и описание. Поле первичного ключа таблицы, как правило, может иметь тип данных "Счетчик" (AutoNumber). Этот тип данных гарантирует, что во время ввода данных MS Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности.

В режиме Конструктора можно изменить имеющиеся поля и добавить новые. Если таблица уже содержит данные, то при изменении структуры таблицы они теряются только в исключительных случаях. MS Access предупреждает об этом соответствующим сообщением.

В именах полей запрещено использовать символы ‘!’ , ’.’ , ’[’ , ’]’. Максимальная длина имени 64 символа. Не рекомендуется использовать в именах полей пробелы, т.к. в дальнейшем могут некорректно выполняться запросы.

В качестве типа данных поля можно использовать следующие стандартные типы: числовой, текстовый, счетчик, поле MEMO, денежный, логический, дата/время, поле объекта OLE.
Для каждого поля можно ввести произвольный комментарий, относящийся к полю данных. Типичным комментарием является описание назначения поля.

Для каждого поля можно задать дополнительные характеристики. Например, для текстовых полей можно определить размер поля, а для числового определить длину разрядной сетки и количество разрядов после запятой.

При создании таблиц с помощью Конструктора MS Access автоматически задает первичный ключ. Чтобы определить в качестве первичного ключа иной набор полей, следует выделить соответствующие поля и нажать пиктограмму “ОПРЕДЕЛИТЬ КЛЮЧ” на панели инструментов. Во время ввода данных в поля, определенные в качестве первичного ключа, MS Access автоматически следит за тем, чтобы вводились только уникальные значения. МЕМО-поля и поля объекта OLE не могут быть первичными ключами.

Таблица как объект проектирования в MS Access

Каждая таблица имеет свойства, значения которых определяют ее вид и поведение. Ниже приведены все имеющиеся свойства таблицы/

Примечание: Свойство “DataType” применимо только к таблицам, а свойство “Description” – к таблицам, полям таблиц и индексам. Свойство “FrozenColumns” применимо только к таблицам в режиме таблицы. Остальные свойства применимы к полям таблиц и индексам и могут быть определены в режиме конструктора таблиц.