Для реляционных СУБД данные разных категорий хранятся в разных таблицах. Это позволяет исключить избыточность информации. Различают несколько типов реляционной связи.

На практике наиболее часто встречается связь “один-ко-многим” (1:М). При таком типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие одна или несколько записей, так называемой, подчиненной таблицы.

Для создания связи необходимо определить первичный ключ, как для главной так и для подчиненной таблиц. Определение первичного ключа для подчиненной таблицы хотя и не является обязательным, но значительно увеличивает скорость работы. Для подчиненной таблицы надо определить поле вторичного ключа, тип данных и размер, которые совпадают с полем первичного ключа главной таблицы. Вторичные ключи отличаются от первичных тем, что для них допускаются наличие одинаковых значений полей.

MS Access автоматически следит за обеспечением целостности данных. Если редактировать запись в подчиненной таблице, то эта запись может быть сохранена лишь в том случае, если значение связующего поля присутствует в главной таблице. При редактировании главной таблицы можно удалить запись лишь в том случае, если эта запись не связана с записями подчиненной таблицы.

Таблицы связываются в режиме формирования схемы БД, при этом для установления связи 1 : М необходимо установить мышь на первичный ключ главной таблицы и потом протащить линию связи до подчиненной таблицы. Характеристики связи задаются дополнительно.

Дополнительные режимы работы с базой данных

При практической эксплуатации базы данных, созданной с использованием MS Access возникает необходимость общего копирования БД, восстановления БД после сбоев, сжатия БД и наконец репликации – режима получения текущей копии с возможностью эксплуатации ее на переносном или изолированном компьютере с последующей синхронизацией обеих копий БД.

Сжатие БД необходимо, когда Вы очень интенсивно модифицируйте БД либо в процессе разработки новых объектов (таблиц, форм, отчетов, запросов, модулей) либо в процессе добавления и удаления данных. В этих случаях все удаляемые объекты и данных удаляются логически, т.е. физически расположены внутри файла *.mdb, который разрастается значительно и более сложно администрируется. Именно для этого и используется режим сжатия. Операция сжатия проводится над закрытой БД, рекомендуется сначала присвоить сжатой БД новое имя и только после благополучного завершения операции уничтожить старую копию и переименовать сжатую БД. Для проведения операции сжатия необходимо выбрать меню СЕРВИС > Cлужебные программы >Сжать.

В меню СЕРВИС находится также режим Восстановить базу, который используется после нарушения целостности файла БД, и режим преобразовать базу, который используется для преобразования БД из более ранних версий Access 2.0 и Access 7.0.

Кроме того в службе СЕРВИС находятся еще разделы, связанные с различными настройками. К ним относятся:

• Разделение БД на 2 взаимосвязанные части, в одной из которых находятся все таблицы, а в другой объекты их обработки: формы, запросы, отчеты, модули. Такое разделение обеспечивает наиболее эффективный способ эксплуатации системы, так как модификация объектов обработки может производиться отдельно и оба файла связываются только с использованием специального режима надстройки Диспетчера связанных таблиц.  
• Диспетчер кнопочных форм, который обеспечивает быструю и гибкую разработку внешнего интерфейса системы, определяющего перечень основных режимов работы и их иерархию.

Подсоединение таблиц к базе данных возможно осуществить и иным способом: в меню ФАЙЛ> Внешние данные > Связь с таблицами. Кроме того можно импортировать таблицы целиком из других баз данных, созданных в MS Access и даже из других баз данных в иных форматах, однако при импорте таблица преобразуется и копируется целиком в текущую БД.